Assemblee a distanza

Con raccomandazione n. 3/20, Consob ha ribadito alcuni aspetti salienti della disciplina delle assemblee soci condotte in modalità virtuale, al fine di garantire la corretta dialettica assembleare.

Il Decreto Cura Italia (D.L. 18/20) ha generalizzato la possibilità di tenere le assemblee a distanza salvo l’obbligo di utilizzare modalità che consentano l’identificazione dei soggetti partecipanti. Sul punto si rammenta che sia il Consiglio notarile di Milano, con la massima n. 187 del 13 marzo 2020, che, in modo ancora più permissivo, il Comitato Interregionale dei Consigli Notarili del Triveneto con la massima HB39 avevano anticipato il legislatore con una lettura estensiva della possiblità di tenere assemblee con strumenti di telecomunicazione a distanza.

La Consob, con il suo provvedimento, rammenta che il regolamento Emittenti regola all’art. 143-bis la partecipazione a distanza dei soci con tre modalità differenti: (a) la trasmissione in tempo reale dell’assemblea; (b)  l’intervento in assemblea da altra località mediante sistemi di comunicazione in tempo reale a due vie; (c)  l’esercizio del diritto di voto prima dell’assemblea o durante il suo svolgimento, senza che sia necessario designare un rappresentante fisicamente presente alla stessa. La partecipazione elettronica, ai sensi dell’art. 143-bis Emittenti può essere condizionato unicamente alla sussistenza di requisiti che garantiscano la sicurezza delle comuiicazioni e l’identificazione dei soggetti e con modalità che siano proporzionate al raggiungimento di tali obiettivi.

Il profilo più interessante del provvedimento tuttavia è la richiesta di garantire modalità che consentano un effettivo dibattito assembleare specialmente nel caso in cui la società ritenga di utilizzare unicamente lo strumento del rappresentante designato per consentire la partecipazione a distanza.

Segretezza del voto a distanza

La Consob ha infatti ricordato:

• che il presidente dell’organo di controllo nonché gli eventuali dipendenti e ausiliari di quest’ultimo sono responsabili, fino allo scrutinio in assemblea, della custodia e della riservatezza delle schede di voto e delle dichiarazioni di revoca, nel caso di voto per corrispondenza, ovvero della riservatezza dei dati relativi ai voti (e alle eventuali revoche), nel caso di esercizio del voto mediante mezzi elettronici prima dell’assemblea;
• che il rappresentante designato dalla società è responsabile della riservatezza delle istruzioni di voto.

Svolgimento dell’assemblea

Anche sulle modalità di garanzia di un adeguato dibattito assembleare, Consob richiama l’attenzione su alcuni profili:

• Necessità che le convocazione dell’assemblea indichi, con un particolare dettaglio, le materie oggetto di discussione in modo da consentire agli azionisti di esprimersi consapevolmente;
• L’opportunità che le relazioni illustrative di cui all’art. 125 ter TUF che l’organo amministrativo deve redigere per ciascuno punto all’ordine del giorno contengano una proposta da parte dell’organo amministrativo;
• L’opportunità che eventuali proposte da parte dei soci di maggioranza su punti dell’ordine del giorno siano trasmesse anticipatamente alla società  in modo che la società ne possa dare notizia alla compagine sociale
• Nelle società dove si devono rinnovare gli organi sociali, quando soci qualificati intendano presentare liste di candidati all’assemblea, siano indicati il candidato presidente all’organo di amministrazione o all’organo di controllo;
• La convocazione dell’assemblea dovrebbe regolare le modalità di proposizione di proposte di delibera individuali dal momento che, nella fase attuale, per esigenze sanitarie, può essere preclusa la partecipazione fisica dei soci in assemblea:
• Anche la richiesta di chiarimenti in assemblea che l’art. 127-ter TUF disciplina dovrà essere regolato in modo da consentire l’esercizio del voto in modo informato in conformità alla direttiva sui diritti degli azionisti, pure in presenza delle particolari necessità di distanziamento sociale esistenti. Infatti, in mancanza di un’adunanza assembleare con la partecipazione dei soci, delle risposte fornite durante lo svolgimento della stessa assemblea non potrebbe beneficiare alcun azionista. Pertanto, Consob dà il benestare alla via seguita da alcuni emittenti i quali, per contemperare l’interesse della società ad avere tempo sufficiente per rispondere alle domande con quello degli azionisti di conoscere le risposte prima della scadenza del termine, hanno previsto la presentazione delle domande nel termine di sette giorni di mercato aperto prima dell’assemblea previsto dall’art. 127-ter, comma 1-bis, del TUF, riducento il termine a disposizione della società per rispondere (almeno due giorni prima dell’assemblea ai sensi dell’art. 127-ter, comma 1-bis, del TUF), così da fornire tali risposte prima della scadenza del citato termine per conferire o revocare la delega.
• Infine, la Consob raccomanda il rispetto della disciplina della sollecitazione di deleghe.

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Difficile dire quali possano essere le conseguenze del mancato rispetto di tali suggerimenti che appaiono dotati di una particolare persuasività solo per l’autorevolezza dell’organo che li emette ma che difficilmente, salvi i casi in cui la mancata adozione di tali accorgimenti costituisca una vera e propria violazione di legge o regolamento, potranno avere effettiva cogenza.

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